CONDITIONS GÉNÉRALES DE SERVICES (CGS)
1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
L’Association pour le Respect de l’Environnement lors des Manifestations Culturelles et Sportives – AREMACS – a pour objet d’accompagner les organisateurs d’évènements à l’écoresponsabilité évènementielle afin de favoriser la réduction de leur impact environnemental et de sensibiliser les publics aux enjeux de la transition écologique.
Les présentes conditions générales de service (ci-après dénommées « conditions générales ») définissent les droits et obligations d’AREMACS, représentée ou non par ses antennes géographiques (ci-après ensemble dénommées « AREMACS ») et de l’organisateur (ci-après dénommé « l’organisateur») en ce qui concerne les missions et interventions qu’AREMACS peut être amenée à réaliser pour l’organisateur, y compris à titre gratuit, et valent renonciation à se prévaloir des conditions générales d’achat de l’organisateur.
Elles constituent le socle d’intervention pour toutes les dispositions qui n’ont pas fait l’objet de conditions particulières dans le devis établi par AREMACS et accepté par l’organisateur.
La signature du devis par l’organisateur, ou l’agrément exprimé par un écrit de toute nature (courrier, email, etc.), ou le commencement d’exécution par AREMACS, vaut acceptation des présentes conditions générales et des conditions particulières fixées par ledit devis ou la facture.
Toute dérogation aux présentes (suppression, modification ou apport de condition) devra être formulée par écrit et acceptée par écrit par AREMACS, préalablement à son intervention.
2. ADHÉSION
L’adhésion à l’association AREMACS est obligatoire pour pouvoir bénéficier de ses services. Sont membres adhérents de l’association les personnes morales en lien avec l’association et qui acquittent la cotisation annuelle, fixée par le Conseil d’Administration d’AREMACS.
Les membres adhérents personnes morales sont admissibles au Conseil d’Administration. Le Conseil d’Administration d’AREMACS est composée de 3 collèges distincts :
Le collège des membres adhérents personnes physiques
Le collège des membres adhérents personnes morales
Le collège des membres associés
3. PROPOSITION
3.1. Principes
Sauf mention expresse dans l’offre, la durée de validité d’un devis est de 30 (trente) jours.
L’acceptation via la signature du devis fait office de bon de commande et d’acceptation des Conditions Générales de Service.
Le devis est accepté tel qu’émis, aucune modification manuscrite ne pourra être considérée comme validée par AREMACS.
Toute modification du devis devra être formulée par écrit par l’organisateur et, en cas d’accord d’AREMACS, fera l’objet de l’édition d’un nouveau devis annulant et remplaçant le précédent.
Le commencement d’exécution de la prestation (incluant la préparation), y compris sans retour préalable du bon de commande, vaut acceptation implicite de la présente proposition et des conditions générales.
3.2. Montants
Les prix s’entendent en euros et hors TVA.
Ils seront majorés de la TVA et/ou de tous autres impôts similaires qui deviendraient exigibles ou auxquels AREMACS serait soumise, au taux applicable au moment de leur exigibilité.
Les prix et conditions applicables aux présentes ne constituent pas un engagement pour une mission ultérieure.
Une fois le devis accepté par le client selon les modalités expliquées au point 3.1 et la mission démarrée, son montant ne fera l’objet d’aucune négociation. Les prix unitaires ne seront pas renégociés par les parties.
Toute modification de l’intervention d’AREMACS en cours d’exécution devra être formulée par écrit par l’organisateur et, en cas d’accord d’AREMACS, fera l’objet d’un ajout à la facture finale.
3.3. Frais
Les frais nécessaires à la réalisation de la mission ne sont pas compris dans le montant de la proposition initiale et pourront être facturés en sus par AREMACS sur la base du montant réel ou estimé de ces frais.
En conséquence :
Les prix n’incluent pas les frais de transport,
L’organisateur s’engage à prendre en charge les frais d’hébergement de l’intégralité de l’équipe AREMACS,
L’organisateur s’engage à prendre en charge la restauration des équipes sur place, ou à défaut des frais de repas à hauteur de 20€ (vingt euros) par repas par personne.
4. Conditions de règlement
Sauf mention contraire expresse dans la proposition, une facture d’acompte de 30% du montant total de la mission sera envoyée à AREMACS après acceptation du devis, payable à réception. 30% du montant total sera ensuite envoyé la veille de l'évènement. Enfin, le solde des 40% restants est dû à la fin de l’intervention AREMACS.
Les paiements doivent être effectués sans aucune déduction, sans coût ni frais et dans la monnaie indiquée dans le contrat. L’organisateur n’est pas autorisé à procéder à une compensation ou à une retenue de garantie.
En l’absence de règlement le lendemain de la date de paiement figurant sur la facture, une indemnité forfaitaire de 40€ (quarante euros) est due, ainsi que des pénalités de retard au taux de 15% par an.
Tous les frais occasionnés par le recouvrement contentieux des sommes dues seront à la charge de l’organisateur.
5. SERVICES
5.1. Périmètre de la mission
Les dates d’exécution ainsi que le planning d’intervention des équipes AREMACS doivent être convenus et validés en amont de l’arrivée des équipes sur l’événement.
Le périmètre d’action des interventions AREMACS doit être défini et validé en amont de l’arrivée des équipes sur l’événement (exemple : zone à couvrir, pas de ramassage des déchets au sol – sauf si convenu en amont, nettoyage des tables de restauration, etc.).
5.2. Véhicules
L’organisateur s’engage à assurer l’accès des véhicules AREMACS sur le site de l’événement lorsque nécessaire : pendant l’installation ou la désinstallation du matériel, au moment de la collecte des déchets, etc.
Un espace de stationnement adapté pour le(s) véhicule(s) AREMACS est à prévoir par l’organisateur, en fonction de la liste de véhicules fournie par AREMACS. Si des frais inhérents au stationnement devaient exister, ils sont à la charge exclusive de l’organisateur.
5.3. Exécution des services
AREMACS s’engage à fournir les services en faisant preuve du soin et de la compétence que l’on peut raisonnablement attendre d’elle.
Dans le cadre de ses interventions et activités, l’association AREMACS prend en charge :
Le transport de son matériel via ses propres véhicules ou des véhicules de location,
La livraison, la mise en place, la gestion, le rangement et le retour de son matériel de pré-collecte des déchets et/ou de ses outils d’animation (exception faite du cas de la mise à disposition seule de support de tri),
Si besoin, la coordination en amont des moyens d’évacuation des déchets pris en charge par le personnel AREMACS lors de l’événement,
La mise en place des moyens de tri des déchets sur les phases de montage et démontage de l’événement (à condition que la demande en ait été faite au préalable et ait été incluse dans la proposition),
Si besoin, la coordination de la mise en place des moyens d’évacuation des déchets sur l’événement,
La fourniture des équipements nécessaires aux missions des salarié.es et bénévoles d’AREMACS uniquement (sacs poubelles, gants, frontales, pinces, textile logo-typés AREMACS).
AREMACS conserve la propriété et le droit d’utiliser à nouveau tout livrable éventuellement produit par elle dans le cadre de ses services.
5.4. Limites d’intervention
En revanche, l’association AREMACS ne prend pas en charge :
Les prestations de nettoyage et de propreté,
La gestion des déchets organiques issus des humains ou des animaux,
La logistique (et les coûts associés) d’évacuation, de traitement et de transport des déchets.
5.5. Sous-traitance
Afin de réaliser une partie des services, AREMACS sera susceptible de faire appel à de la sous-traitance, et l’organisateur ne pourra s’y opposer. AREMACS s’assurera alors des compétences et habilitations du sous-traitant, du respect du cadre de l’intervention, ainsi que du fait qu’il s’acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations sociales.
La sous-traitance de la totalité de la mission est subordonnée à l’acceptation de l’organisateur.
5.6. Cas particulier des mises à disposition simples
Dans le cas de service de type « mise à disposition simple de matériel », les règles suivantes s’appliquent également :
concerne les événements rassemblant un public de moins de 500 (cinq cent) personnes
mise à disposition de 10 (dix) supports de tri maximum (pour 500 personnes)
le transport aller et retour du matériel depuis et jusqu’à l’espace de stockage AREMACS est à la charge de l’organisateur
le transport aller et retour des consommables (par exemple : sacs poubelles) depuis et jusqu’à l’espace de stockage AREMACS est à la charge de l’organisateur
6. ÉQUIPES D’AREMACS
L’organisateur s’engage à faire le nécessaire pour favoriser l’intégration des équipes AREMACS dans l’organisation et le déroulé de l’événement.
6.1. Sécurité/équipement
L’organisateur s’engage à communiquer son éventuel plan de prévention avant le début de l’intervention d’AREMACS, ainsi qu’à respecter ses obligations concernant les « entreprises utilisatrices ».
AREMACS tient à la disposition de l’organisateur, sur simple demande, son document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).
En cas d’environnement bruyant, l’organisateur s’engage à mettre des bouchons d’oreille à disposition de l’ensemble des équipes AREMACS concernées, en quantité suffisante pour la durée de la prestation.
Le port pour son personnel de tous types de textiles autres que ceux fournis par AREMACS est interdit, sauf accord écrit d’AREMACS, préalable à l’arrivée des équipes sur l’événement.
Conformément à l’Article L1251-23 du Code du Travail, AREMACS fournira à ses équipes les équipements de protection individuelle (EPI) nécessaires à la prestation.
6.2. Personnel salarié
Les salarié·es d’AREMACS qui assureront la prestation objet des présentes, sont placée·es sous la seule subordination de l’association AREMACS. Elle est donc seule compétente pour déterminer les conditions de travail de ses salarié·es, leur donner des directives, contrôler leur activité et les sanctionner le cas échéant.
AREMACS atteste s’assurer de l’emploi régulier de ses salarié·es, ainsi que du versement des cotisations et contributions sociales obligatoires.
6.3. Bénévoles
Les bénévoles AREMACS sont mobilisé·es par les salarié·es de l’association AREMACS et interviennent sous leur supervision. Ces bénévoles sont formé·es aux thématiques de l’écoresponsabilité événementielle (tri des déchets, lutte contre le gaspillage alimentaire, etc.) et interviennent à ce titre.
Aucun lien de subordination d’aucune sorte ne devra exister entre les bénévoles AREMACS et le reste des équipes de l’organisateur, qui s’en fait le garant. Les bénévoles sont encadré·es exclusivement par les salarié·es de l’association AREMACS présent·es sur l’événement.
7. MATÉRIEL
Le matériel mis à disposition par AREMACS à l’organisateur est fourni dans un état d’usage normal dans le cadre des activités de pré-collecte de déchets.
Toute manipulation du matériel AREMACS est à la charge exclusive du personnel de l’association (salarié·es ou bénévoles).
La dégradation et/ou la perte du matériel AREMACS par une tierce personne fera l’objet d’une facture complémentaire adressée à l’organisateur à l’issue de l’intervention.
Afin de favoriser les échanges et la réactivité nécessaires lors des interventions AREMACS, l’organisateur s’engage, dans la mesure du possible, à fournir les moyens de communication nécessaires entre les équipes AREMACS et les équipes de production de l’événement (par exemple : talkies-walkies).
8. OBLIGATIONS
AREMACS et l’organisateur s’engagent à coopérer afin de permettre la réalisation de la mission dans les meilleures conditions.
8.1. Obligations d’AREMACS
AREMACS et ses équipes s’engagent à s’adapter au fonctionnement des équipes de l’organisateur, ainsi qu’à être le plus autonome possible dans leur interventions et activités.
AREMACS est tenue, pour l’ensemble de ses interventions et prestations, à une obligation de moyens, à l’exclusion de toute obligation de résultat.
AREMACS s’engage à assurer son matériel, ses véhicules et ses équipes.
8.2. Obligations de l’organisateur
L’organisateur s’engage à communiquer l’intégralité des documents et informations nécessaires à la bonne exécution de la mission AREMACS suffisamment en amont de l’événement : plan d’exploitation, plannings, coordonnées des référents, liste de prestataires, parties prenantes de l’événement, etc.
L’organisateur s’engage à organiser les accès au site de la totalité de l’équipe AREMACS.
L’organisateur s’engage à prévoir une zone dédiée pour l’équipe AREMACS en dehors des zones accessibles au public pour le stockage du matériel et le repos des équipes. Cette zone doit être sécurisée avec accès à l’électricité, à des sanitaires, des douches et à un point d’eau potable.
L’organisateur s’engage à être assuré concernant tous risques inhérents à ses équipes, son matériel, son site et son public.
9. RESPONSABILITÉ
9.1. Responsabilité d’AREMACS
Sont par exemple assimilés à des cas de force majeure ou fortuits déchargeant AREMACS de son obligation d’effectuer les services : les grèves, la défaillance de ses fournisseurs, prestataires ou sous-traitants, l’incendie, l’inondation, le gel, les épidémies, la guerre.
Il en est de même de tout constat effectué par un·e responsable AREMACS d’une possible mise en danger des équipes et/ou du matériel AREMACS engagés pour la réalisation de la mission, si le constat est de nouveau avéré après signalement de la situation à l’organisateur.
La responsabilité d’AREMACS sera limitée aux dommages matériels directs causés à l’organisateur qui résulteraient de fautes imputables à AREMACS dans l’exécution des présentes. L’organisateur doit informer immédiatement AREMACS des dommages découverts, sous peine de perte de tout droit de réclamation. Dans ce cas, la responsabilité d’AREMACS sera limitée à une somme égale à deux fois le prix payé conformément à l’article 3 des présentes.
9.2. Responsabilité de l’organisateur
L’organisateur est responsable de la bonne mise en œuvre des conditions techniques et logistiques préalables nécessaires à l’intervention d’AREMACS. L’organisateur s’engage informer sa compagnie d’assurances de la teneur des services d’AREMACS, ainsi que de la valeur du matériel AREMACS mis à disposition lors de la totalité de l’intervention.
Il s’engage à attester à AREMACS de la couverture par son assurance de tout dommage que lui ou ses équipes pourraient causer aux matériels, personnels, véhicules ou prestataires d’AREMACS en lien avec l’intervention de celle-ci sur l’événement.
L’organisateur s’engage à sécuriser le matériel AREMACS lorsque les équipes AREMACS ne sont plus sur le site de l’événement, par exemple : en dehors des temps de sensibilisation et/ou d’animation, la nuit, etc.
10. ANNULATION DE L’INTERVENTION
10.1. Avant l’intervention
En cas d’annulation de l’intervention et des services commandés, par la volonté de l’organisateur ou celle des autorités administratives et pouvoirs publics, dans les 30 jours précédant la date de l’intervention d’AREMACS sur l’événement, l’acompte (soit 30% du montant total de la prestation, sauf précision de pourcentage autre sur le devis) reste acquis à AREMACS à titre d’indemnités de résiliation.
En outre, AREMACS se réserve la possibilité de réclamer à l’organisateur le remboursement de l’intégralité des frais engagés.
10.2. Pendant l’intervention
En cas d’incident ou arrêt (du montage, de l’exploitation ou du démontage) de l’événement, et ce quelle qu’en soit la cause, l’intégralité du montant, représenté par la somme des devis validés et éventuelles factures, restera dû.
11. PUBLICITÉ
L’organisateur s’engage à valoriser l’intervention d’AREMACS sur ses supports de communication habituels, notamment réseaux sociaux.
L’utilisation du nom ou du logo d’AREMACS pour la communication de l’organisateur pourra se faire avec une autorisation écrite d’AREMACS et uniquement dans le cas où la commande a été validée au sens de l’article 3.
L’organisateur déclare accepter la publication et reproduction de son nom et de son logo sur les supports de communication d’AREMACS dans le cas où la commande a été validée au sens de l’article 3. L’utilisation de ces données ne donne droit à aucun dédommagement.
12. CONFIDENTIALITÉ
Les parties s’engagent réciproquement à une obligation générale de confidentialité portant sur les éléments (documents sur quelque support que ce soit, rapports de discussions, plans, échange de données informatisées, etc.) échangés dans le cadre de la préparation et de l’exécution de la prestation. Toutes les informations confidentielles doivent exclusivement être utilisées pour l’exécution de la prestation et ne doivent être ni accessibles, ni transmises à des tierces personnes étrangères aux présentes.
13. DISPOSITION NULLE
Si l’une des dispositions de ces conditions est frappée de nullité ou est appelée à le devenir, la validité des dispositions restantes n’est pas remise en cause.
Dans ce cas, les parties devront, si possible, remplacer cette disposition annulée par une disposition valable correspondant à l’esprit et à l’objet des présentes.
14. LOI APPLICABLE – JURIDICTION COMPÉTENTE
Les parties s’efforceront de résoudre à l’amiable les litiges qui pourraient surgir de l’interprétation ou de l’exécution des présentes conditions générales, lesquelles sont soumises au droit français.
En cas de désaccord persistant seront seules compétentes les juridictions de Lyon. AREMACS est toutefois autorisée, selon son propre choix, à saisir toute juridiction ayant une compétence territoriale et d’attribution, dans le sens où elle est située sur le lieu de résidence ou d’activité professionnelle de l’organisateur ou qu’elle a compétence à raison du lieu.